Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de app TidyScan en deze website:

Silvan Gross
Bühlstrasse 4
8645 Jona
Schweiz
Zwitserland
E-mail: hello@tidyscan.org

Stuur alle vragen en verzoeken over privacy naar dit e-mailadres.

2. In het kort

• Je gescande documenten worden alleen op je telefoon opgeslagen, in de mappen die je kiest. TidyScan heeft geen eigen cloudopslag.
• Geen gebruikersaccount, geen advertenties, geen statistieken of tracking. We verkopen geen gegevens.
• Offline benoemen gebeurt volledig op je telefoon.
• Alleen als je AI-benoeming aanzet en de melding in de app bevestigt, gaat de eerste pagina van een scan of gedeeld bestand naar Google Gemini om een naam voor te stellen. De pdf zelf verlaat je telefoon nooit.

3. Gegevens op je telefoon

Scans (pdf-bestanden), je mappen, trefwoorden, instellingen en de geleerde correcties (hoe je afzender, soort document en map hebt aangepast) worden alleen op je toestel opgeslagen. Als je een eigen Gemini-API-sleutel opslaat, wordt die versleuteld met een sleutel uit de Android Keystore en verlaat die je toestel alleen in verzoeken aan Google. Android-back-ups van de app-gegevens staan uit.

Als je de app verwijdert, worden alle app-gegevens gewist. Pdf’s die je in je mappen hebt opgeslagen, blijven daar tot je ze verwijdert.

4. Scannen en offline tekstherkenning

De documentscanner (Google Play-services) en de tekstherkenning (Google ML Kit) draaien op je toestel. De herkende tekst wordt alleen gebruikt om naam en map voor te stellen en wordt niet opgeslagen.

Bestanden die je via ‘Delen’ of ‘Openen met’ aan TidyScan geeft (pdf’s en afbeeldingen, bijv. e-mailbijlagen), kopieert de app kort naar haar eigen opslag op het toestel, leest ze daar en verwijdert de kopie na het archiveren. Bij het opslaan schrijft TidyScan titel, afzender, soort document en trefwoorden als documenteigenschappen in de pdf. Deze gegevens staan in het bestand en zijn zichtbaar voor iedereen aan wie je de pdf doorgeeft.

Volgens Google sturen deze onderdelen technische gegevens naar Google voor diagnose en gebruiksanalyse, zoals toestelmodel, Android-versie, app-versie, prestatiegegevens en foutcodes (ML Kit-gegevensverklaring). TidyScan heeft geen toegang tot deze gegevens.

5. Optionele AI-benoeming (Google Gemini)

AI-benoeming staat standaard uit. Pas als je die aanzet en akkoord gaat met de melding in de app, wordt bij elke scan en elk gedeeld bestand het volgende verstuurd: een verkleinde afbeelding van de eerste pagina, de daarop herkende tekst en de namen en trefwoorden van je mappen. Google Gemini stuurt een voorstel terug voor afzender, soort document, onderwerp, datum en map.

Rechtsgrond: je toestemming (art. 6, lid 1, onder a AVG). Je kunt die altijd intrekken door AI-benoeming in de app uit te zetten.

Zonder eigen sleutel: via de TidyScan-server

Het verzoek loopt via de TidyScan-server (Google Cloud Functions, regio Zürich, Zwitserland) naar de Gemini-API. De server stuurt de inhoud door en slaat die niet op. Hij slaat alleen op:

• een willekeurige, anonieme gebruikers-ID (Firebase Anonymous Authentication),
• je abonnement, het aantal AI-scans per maand en eventuele extra scans,
• aankooptokens en product-ID’s van Google Play, om abonnementen en aankopen te controleren.

TidyScan gebruikt de betaalde versie van de Gemini-API. Volgens de aanvullende voorwaarden van de Gemini-API gebruikt Google de inhoud niet om zijn producten te verbeteren. Google logt verzoeken en antwoorden gedurende een beperkte tijd, uitsluitend om misbruik op te sporen en voor wettelijke verplichtingen.

Met je eigen Gemini-API-sleutel

Het verzoek gaat rechtstreeks van je telefoon naar Google; de TidyScan-server is niet betrokken. De voorwaarden van je sleutel zijn van toepassing. Let op: voor gebruikers buiten Zwitserland, de EER en het Verenigd Koninkrijk mag Google inhoud die met een sleutel uit de gratis versie wordt verstuurd, gebruiken om zijn producten te verbeteren, en kunnen mensen die lezen.

6. Abonnementen en aankopen

Betalingen worden door Google Play verwerkt volgens de voorwaarden van Google. TidyScan ontvangt nooit je betaalgegevens. Om je abonnement te activeren, stuurt de app het aankooptoken naar de TidyScan-server, die het controleert bij de Google Play Developer API.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b AVG).

7. Server, beveiliging en logboeken

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Apps hebben geen directe toegang tot de database (Cloud Firestore, regio Zürich), alleen de server. Firebase App Check met Google Play Integrity controleert bij Google of verzoeken van de echte app komen.

Technische logboeken (tijd, anonieme ID, foutmeldingen, nooit documentinhoud) worden door Google Cloud ongeveer 30 dagen bewaard voor beheer en probleemoplossing. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare werking (art. 6, lid 1, onder f AVG).

8. Dienstverleners en doorgifte naar het buitenland

TidyScan gebruikt Google als dienstverlener: Google Cloud en Firebase (server, database, anonieme aanmelding, App Check), de Gemini-API (AI-benoeming) en Google Play (distributie en betaling). De server en de database staan in Zürich. Gemini-verzoeken kunnen in datacenters van Google in andere landen worden verwerkt, ook in de Verenigde Staten.

Google LLC is gecertificeerd onder het EU-VS en het Zwitserland-VS Data Privacy Framework (lijst). Zwitserland en de EU erkennen dit kader als passende bescherming. Meer informatie: privacy bij Firebase, privacybeleid van Google.

9. Bewaartermijnen

• Documentinhoud die voor AI-benoeming wordt verstuurd: wordt niet door TidyScan opgeslagen (voor Google zie paragraaf 5).
• Serverrecord (anonieme ID, abonnement, tellers, aankooptokens): zolang je TidyScan gebruikt of tot je om verwijdering vraagt.
• Technische logboeken: ongeveer 30 dagen.
• E-mails aan ons: zolang nodig om ze te beantwoorden.

10. Je gegevens verwijderen

• Op je telefoon: verwijder TidyScan. Daarmee worden alle app-gegevens en je eigen Gemini-sleutel gewist. Je opgeslagen pdf’s blijven in je mappen.
• Op de server: mail naar hello@tidyscan.org met het onderwerp ‘Gegevens verwijderen’. Had je een abonnement of heb je scans gekocht, vermeld dan het bestelnummer van je Google Play-bon (het begint met GPA.), zodat we je record kunnen vinden. We verwijderen het binnen 30 dagen en bevestigen dat per e-mail.
• Abonnementen: de app verwijderen zegt ze niet op. Opzeggen in Google Play: profielfoto → Betalingen en abonnementen → Abonnementen.

11. Deze website

Deze website gebruikt geen cookies, geen statistieken, geen tracking en geen externe lettertypen of scripts. Ze wordt gehost door GitHub Pages (GitHub, Inc., USA). Om de pagina’s te leveren en tegen aanvallen te beschermen, verwerkt de host technische gegevens zoals je IP-adres (privacyverklaring van de host). Als je ons mailt, gebruiken we je bericht alleen om het te beantwoorden.

12. Je rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar. Je kunt je toestemming altijd intrekken met werking voor de toekomst. Mail naar hello@tidyscan.org.

Je kunt ook een klacht indienen bij een toezichthouder: in Zwitserland bij de Federale Commissaris voor gegevensbescherming en openbaarheid (FDPIC), in de EU bij de toezichthouder van je land.

13. Kinderen

TidyScan is bedoeld voor volwassenen. Google staat het gebruik van de Gemini-API pas vanaf 18 jaar toe. We verwerken niet bewust gegevens van kinderen.

14. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de app, onze dienstverleners of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; de datum bovenaan toont de laatste wijziging.

15. Colofon

TidyScan is een product van
Silvan Gross
Bühlstrasse 4
8645 Jona
Schweiz
Zwitserland
E-mail: hello@tidyscan.org